GUIDE DE DEMATERIALISATION ACTES BUDGETAIRES 2020
« Préparation Budget »
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CHEZ L’ORDONNATEUR (CT)
CREATION MC BUDGET INITIAL
INSERTION DES PIECES complémentaires à la soumission
SIGNATURE ET TRANSMISION AU VISEUR (AGCI)
CREATION MC BUDGET INITIAL
Aucun changement ne sera effectué, l’acte budget initial va suivre le cheminement déjà existant sur le système.
L’utilisateur va procéder à la création de l’acte via l’onglet « Gestion Crédits », et cliquer sur le lien « Préparation budget ».
Le système va le rediriger vers la fenêtre ci-dessous où il pourra créer un nouvel acte.
Aprèsle chargement des deux parties Recettes et Dépenses, l’acte est à l’état En cours de saisie
A ce stade, l’utilisateur va procéder à l’insertion des pièces complémentaires à la soumission du budget, au niveau de l’écran suivant, qui va intégrer de nouvellesfonctionnalités.
INSERTION DES PIECES COMPLEMENTAIRES
Arrivé à ce niveau-là, le processus de la dématérialisation débute, et l’utilisateur va joindre les pièces justificatives de son budget, en cliquant sur le nouveau bouton intitulé « Pièces justificatives », qui sera placé en bas de l’acte à côté du bouton « Imprimer Excel ».
Après avoir cliqué dessus, l’utilisateur sera redirigé vers une nouvelle fenêtre où il aura la main pour joindre les pièces justificatives.
avant ajout 1.png
L’onglet doit être intitulé « Pièces justificatives », l’utilisateur va parcourir la pièce justificative en cliquant sur « Parcourir », puis l’ajouter.
Une fois la pièce justificative sélectionnée, le lien sera affiché à côté du bouton « Parcourir » et l’utilisateur doit cliquer sur le bouton « Ajouter » pour que la pièce soit insérée en bas.
L’utilisateur doit avoir la main pour modifier ou supprimer la pièce jointe insérée via les deux icones (Stylo Résultat de recherche d'images pour "icone modifier stylo"et Corbeille ).
Après avoir inséré toutes les pièces justificatives, l’utilisateur doit enregistrer l’opération, et le système va lui afficher en vert le message « Opération effectuée avec succès ».
L’utilisateur va refermer la fenêtre en cliquant sur la croix et va revenir à l’étape précédente, soit le budget initial.
NB :Si l’utilisateur décide d’interrompre à tout moment l’opération d’insertion, le système doit enregistrer les modifications pour une consultation ultérieure.
Une fois l’opération d’insertion des pièces justificatives terminée, l’utilisateur referme la fenêtre et retourne à l’écran précédent pour suivre le workflow du budget initial.
NB : l’utilisateur doit avoir la possibilité de modifier la liste des pièces justificatives tant que le budget n’est pas transmis au Viseur (tant que l’acte Budget initial figure sur la liste de travail de la CT).
SIGNATURE ET TRANSMISION DU BUDGET INITIAL :
Après validation de l’acte Budget Initial, l’utilisateur procède à sa signature.
Une fois l’acte signé, l’utilisateur procède à sa transmission.
Règle de gestion : Si l’utilisateur procède à la transmission du dossier du budget sans avoir préalablement inséré les pièces justificatives, le système doit le bloquer en lui affichant lemessage d’alerte : « Le dossier du budget est incomplet, vous devez insérer les Pièces Justificatives ».
L’utilisateur va procéder à l’envoi du dossier du budget via l’enregistrement du départ du courrier.
Après avoir validé l’opération, le courrier est envoyé au Viseur Budget CT (AGCI).
CHEZ LE VISEUR BUDGET CT
CONTROLE DES PIECES JUTIFICATIVES
DECISION DE CONTROLE DU VISEUR
CONTROLE DES PIECES JUTIFICATIVES
Du côté du Viseur, l’agent chargé du bureau d’ordre va procéder à l’enregistrement de l’arrivée du courrier. Aucun changement n’est opéré à ce niveau.
Après validation, le courrier va apparaitre à l’état « en cours d’étude ».
L’agent de contrôle va consulter les pièces justificatives à travers le nouveau lien « Consulter les pièces » à afficher à côté du bouton « Enregistrer ».
Après avoir cliqué sur le lien « Consulter les pièces », l’utilisateur-viseurpeut consulter les pièces justificatives en cliquant sur le lien de consultation.
Une fois le contrôle sur pièce effectué, l’agent va refermer la fenêtre en cliquant sur la croix, et va choisir une décision de contrôle.
NB : Il s’agit seulement d’un droit de consultation chez le Viseur.
DECISION DE CONTROLE DU VISEUR
Lors de la décision de contrôle il peut s’agir d’un :
Aucun changement n’est opéré pour le Visa, le budget initial va suivre le cours normal existant déjà sur système.
DEMATERIALISATION ACTES BUDGETAIRES
« Préparation Budget »
CAS DU RETOUR AVEC OBSERVATIONS
CHEZ LA CT
REPONDRE AU REJET
SATISFAIRE LES OBSERVATIONS
SIGNATURE DE L’ACTE BUDGET INITIAL
REPONDRE AU REJET
Afin de répondre au retour avec observations émis par le viseur, l’agent chargé par cette mission va tout d’abord procéder à l’enregistrement de l’arrivée du courrier entrant.
A ce niveau-là, aucun changement n’est effectué sur le système.
Le budget rejeté s’affiche sur le tableau de bord de l’utilisateur.
Après consultation du dossier, l’utilisateur va tout d’abord procéder à la PEC de l’acte Budget Initial ayant fait l’objet d’un retour avec observations.
Après consultation, l’utilisateur va cliquer sur le bouton « Répondre au rejet », et de nouvelles règles de gestiondoivent être instaurées.
Règles de gestion :
Après avoir cliqué sur le bouton « Répondre au Rejet », le système doit archiver les pièces justificatives initialement insérées (lors de la première soumission), et donner à l’utilisateur la possibilité de modifier uniquement au niveau les liens de consultation affichés.
Cet historique sera consultable au niveau d’un nouveau bouton nommé « Historique Pièces justificatives ».
Le bouton « Pièces justificatives » va permettre à l’utilisateur de modifier et supprimer les liens existants, ou rajouter une nouvelle pièce justificative.
Après que l’utilisateur ait cliqué sur le bouton « Répondre au rejet », le système affiche l’acte Budget Initial à l’état validé avec les boutons mentionnés ci-dessus.
Historique des PJ :
Le système doit garder la traçabilité de l’ensemble des opérations effectuées sur l’acte budget initial, ces historiques seront classés au niveau d’un tableau retraçant tous les historiques des pièces justificatives en cas de rejet. Ces historiques doivent être affichés par ordre chronologique et seront visible à l’utilisateur via le bouton « Historique des P.J ».
Après avoir cliqué sur le bouton « Historique des P.J », le système va afficher le tableau ci-dessous :
Ordre des envois de l’acte
Date de l’acte à l’état
‘En cours d’étude’
Pièces justificatives
1
31/03/2020
Consulter (1)
2
05/04/2020
Consulter (2)
La date à afficher au niveau du tableau est égale à la date la plus récente de l’état « en cours d’étude » de l’acte.
Le lien « Consulter (1) » doit ouvrir l’écran de consultation des pièces justificatives insérées lors du premier envoi.
Le lien « Consulter (2) » doit ouvrir l’écran de consultation des pièces justificatives modifiées et/ou insérées lors du deuxième envoi.
NB : Lors de la consultation des historiques, l’utilisateur doit avoir uniquement la possibilité de consulter les pièces, mais ne peut y apporter aucune modification, comme affiché ci-dessous. èDésactiver tous les boutons d’actions.
SATISFAIRE LES OBSERVATIONS
L’agent va répondre au rejet et satisfaire les observations en cliquant sur le bouton « Pièces justificatives » :
1er cas : Modification d’une pièce justificative
L’agent va cliquer sur le stylo Résultat de recherche d'images pour "icone modifier stylo" et le système va automatiquement lui ouvrir une fenêtre lui permettant de modifier la pièce pour parcourir la nouvelle.
2éme cas : Suppression d’une pièce justificative
L’agent va cliquer sur la corbeille et le système va automatiquement supprimer le lien concerné comme affiché ci-dessous :
3éme cas : Ajout d’une nouvelle pièce
L’agent va parcourir la nouvelle pièce à rajouter en cliquant sur le bouton « Parcourir », choisir la pièce à insérer, puis l’ajouter.
Une fois la pièce sélectionnée, elle sera rajoutée parmi les pièces justificatives.
NB : L’agent peut interrompre l’opération pour une modification ultérieure, et cocher la croix pour fermer la fenêtre et retourner à la page précédente. Les modifications seront enregistrées.
Une fois l’ensemble des modifications effectuées, l’utilisateur doitenregistrer et le système va lui afficher le message suivant :
Après avoir refermé la fenêtre, il sera automatiquement redirigé vers la page précédente. Soit le budget initial.
NB : L’agent peur toujours effectuer des modifications tant que le budget initial n’estpas transmis au Viseur.
Règles de gestion : Si l’utilisateur a apporté des modifications au niveau du lien « Pièces justificatives » en supprimant la totalité de liens, et a refermé la fenêtre pour une ultérieure consultation, le système doit le bloquer lors de la transmission en lui affichant le message d’alerte « L’acte budget initial est incomplet, veuillez insérer les Pièces Justificatives»
SIGNATURE ET TRANSMISSION DE L’ACTE BUDGET INITIAL
Une fois les pièces insérées l’utilisateur procède à la signature et à la transmission de l’acte Budget initial chez le Viseur.
Signature :
Transmission :
L’utilisateur va procéder à l’envoi de l’acte via le Bureau d’ordre en enregistrant le départ du courrier.
Après avoir validé, le courrier sera envoyé au Viseur
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