انواع المراسلات الادارية

يمكن تصنيف المكتوب الإداري المتداول حسب مدلوله ودوره وطبيعة خصائصه إلى وثائق عامة ووثائق إخبارية ووثائق للإثبات ووثائق للتعليمات.

وكل لصنف من أصناف المكتوب الإداري دور يختلف عن غيره، وعلى الموظف أن يكون ملما بالدور الذي ينبغي أن تقوم به كل مراسلة على حدة. وينبغي على كل موظف أن يعمل على احترام اختصاص كل نوع وصنف من المراسلات الإدارية مع التركيز على الدور الذي تؤديه.

وفي هذا الموضوع سنركز على:

أولا: أنواع الوثائق الادارية.

ثانيا: أنواع المراسلات الادارية. 

أولا: الوثائق الإدارية:

1--- الوثائق العامة: ويدخل في صنفها الرسالة والمذكرة وورقة الإرسال.

2--- الوثائق الإخبارية: فهي التقرير والمحضر والبرقية والبلاغ.

3--- الوثائق الخاصة بالتعليمات: المذكرة المصلحية والمنشور.

4--- وثائق الإثبات: المحضر.

5--- الوثائق المستعجلة: الإعلان والبلاغ والبيان والنشرة والبرقية.

6--- النموذج: Imprimé وهو عبارة عن ورقة تحتوي على معلومات ثابتة أمامها فراغات تعبأ بمعلومات متغيرة. ومن أمثلة النماذج الفواتير والإيصالات والبطاقات والطلبات والشهادات وتذاكر السفر وغيرها. وتوجد في ألوان وأحجام وأشكال مختلفة حسب أغراضها وما تشتمل عليه من معلومات ثابتة آو فراغات وبناء على ما تتطلبه طريقة استرجاع معلوماتها. فهي الوسيلة الوحيدة التي توفر الأسلوب الموحد وتؤدي إلى تبسيط الأعمال وتسهيل ممارسة الإدارة لمسؤولياتها.

ثانيا: المراسلات الإدارية:

1-   الرسالة: تصلح للإفادة بالاستلام وتستعمل للعرض والإعلام ولطلب الرأي والتعليمات والتذكير. والرسالة تنقسم إلى ثلاثة أنواع وهي: الرسالة الإدارية والرسالة الإدارية الشخصية والرسالة الشخصية. فالرسالة الإدارية هي التي توجه من إدارة عمومية إلى إدارة أخرى عمومية وهي رسالة رسمية بين الإدارات، بينما الرسالة الإدارية الشخصية فهي التي توجه من إدارة عمومية إلى مراسل من خارج الإدارة ويمكن أن يكون فردا كما يمكن أن يكون شخصا معنوي غير تابع للدولة أو الجماعات الترابية. أما الرسالة الشخصية فهي تلك الرسالة التي يوجهها الموظف إلى رؤوسائه أو تلك الرسالة التي يوجهها كل فرد من أفراد المجتمع إلى سلطة إدارية.

2-   المذكرة: تختص لعرض المسائل على السلطة التسلسلية وللتوضيح كما تستعمل لتبادل الأسئلة والأجوبة.

3-   ورقة الإرسال: تستعمل لنقل الوثائق داخل الإدارة.  واسم هذه الوثيقة يشير إلى مهمتها، فهي التي تستعمل بكثرة لنقل الوثائق داخل الإدارة، فهي مع المراسلة تعتبر الوثيقة الأكثر استعمالا للتواصل بين مختلف المصالح الإدارية.

4-   المحضر: له دور خاص يتجلى في تدوين النقط الأساسية وللعروض ونقل المناقشات. وهو وسيلة من وسائل الاطلاع على صحة الوقائع أو الأحداث المتعلقة بأمر من الأمور، ويتولى محرر المحضر رواية ما سمعه  وما شهده وما لاحظه أثناء عمله، ويشكل المحضر إلى حد ما عرضا خاصا ويخضع من حيث الشكل ومن حيث التحرير إلى طابع أكثر رسمية من الوثائق الإدارية التي تستعمل للإخبار. وعموما يتضمن المحضر بيان الجهة التي صدر منها وهوية المحرر مع ذكر صفته وأحيانا نوع السلطة الخاصة التي بموجبها حرر المحضر وذكر المكان والساعة والتاريخ وتعريف الأشخاص المعنيين بالمحضر وأخيرا توقيع محرر المحضر وعند الاقتضاء توقيع الأشخاص الحاضرين المعنيين بموضوع المحضر. ويبدأ المحضر عادة بذكر الحاضرين والمعتذرين والغائبين اسما اسما، ثم يسرد الموضوع وينتهي المحضر بذكر ساعة انقضاء الجلسة وبتحديد موعد الجلسة القادمة إذا اقتضى الحال ذلك. واسم المحضر باللغة الفرنسية هو Procès verbal وهو يوحي أكثر إلى دور هذه الوثيقة بحيث يعني الإخبار شفويا بما رآه وسمعه الشخص الذي يقوم بدور الإخبار.

5-   المذكرة المصلحية: يتجلى دورها في إعطاء التعليمات والتوجيهات والإيضاحات (Instructions).

6-   المنشور: وثيقة إدارية خاصة تستعمل لنشر المعلومات أو لدوران المعلومات على جميع المستويات. وهو كتاب ينشر على جميع الجهات وعلى نطاق واسع تفسيرا لقرارات أو تنبيها لتعليمات سابقة. فهو وثيقة إدارية تحتوي على قرارات أو أوامر أو تعليمات تنشر كاملة أو ملخصة وتداع على جميع الموظفين والمستخدمين للعلم بها والعمل بها وإتباعها. ويطلق على هذا النوع أيضا اسم الدوريات (La circulaire).

7-   التقرير: يصلح للعرض وللتفسير والإدلاء بالاقتراحات. وهو وثيقة إدارية إخبارية وصفية يعرض فيها المحرر الأنشطة التي قام بها ويفسر الوقائع والأحداث التي تمكن من معاينتها. وكثيرا ما يتم الخلط بين العرض والتقرير بحيث أن الإدارة لا تولي اهتماما كبيرا لما يميز بينهما. (Le rapport).

8-   العرض: يستعمل العرض لرواية واقع بسيط وبصفة وجيزة وبقدر ما هو ضروري. والمرؤوس هو الذي يروي ما فعل ويصف ما شهد. ويختلف حجمه حسب اختلاف الموضوع الذي يتطرق إليه. ويستعمل أحيانا في كتابته الأسلوب الغير المباشر. ويحرر العرض ويوجه للرئيس المباشر ويعد في الحقيقة بمثابة مرجع أساسي للقضايا التي يتناولها. ويستعمل العرض عند الحاجة سواء بأمر أو بإرادة شخصية، والغرض منه رد الخبر إلى الرئيس إما عن نشاط خلال فترة  معينة آو بعد نهاية مهمة خاصة. فلا صلاحية له إلا داخل الإدارة ولا يمكن فرضه على الغير. ويجب على المحرر أن يروي الوقائع والأحداث بموضوعية دون استنتاج شخصي آو إبداء الرأي وينبغي أن يكون وصفه وتفسيره دقيقا تاما صحيحا ومفصلا بما هو ضروري ويستدعي تحريره ترتيب العروض التي يقدمها.

9-      الإعلان:  تستعمله الإدارة أساسا للتبليغ بخبر مؤقت للعموم ويعلق في الأماكن المخصصة لهذا الغرض قصد الاطلاع عليه من طرف العموم.

10-  البلاغ: يستعمل لنقل الخبر إلى العموم. وتستعمله الإدارة عند الحاجة للبليغ بخبر أو قرار أو إجراء ذات مصلحة عامة. ويتميز البلاغ عن الإعلان بأنه أوسع مجالا ويختص بصفة عامة بجمهور واسع.

11-  البيان: كثيرا ما يسمى أيضا بالعرض وتستعمله الإدارة كذلك عند عرض الأنشطة والوقائع والأحداث بكيفية وصفية لا تفسيرية.

12-  النشرة: عبارة عن بيان أو خبر تنشره هيئة معينة  بإذاعته بين الأفراد للعلم والإفادة منه.

13-   البرقية: تصلح لتبليغ خبر مستعجل.  وهي إحدى وسائل الاتصال السريع بين المصالح والهيئات والأفراد. وتحرر في مطبوع خاص في كلمات رئيسية وضرورية لفهم محتواها. ويراعى في تحرير البرقية الاختصار الشديد للقصد من نفقات الإرسال.